2.1. Üldiseid juhtnööre

SA Tallinna Lauluväljak on koostanud lihtsa ürituse korraldamise ABC:

Ürituse planeerimine:

  • Miks üritus korraldatakse? Ürituse eesmärk aitab paika panna ürituse formaadi.
  • Kellele üritus suunatud on? Sihtrühma määratlemine on oluline nii külaliste arvu planeerimisel kui programmi väljatöötamisel.
  • Millal ja kus üritus toimub? Ürituse kuupäeva määrates tasub arvestada ega üritus ei kattu mõne teise olulise sündmusega, mis on suunatud samale sihtrühmale.
  • Kas ja kui palju on vaja eelarvelisi vahendeid? Esialgne hinnang kulutustele aitab hinnata üritusesuurust, sponsorite vajadust, osalustasu jms.

Ürituse korraldamine:

  • Programm ja esinejad. Programmi koostamisel on võtmeelemendiks ürituse eesmärk. Programm peab vastama ürituse formaadile ja külaliste ootusele. Kui tegu on avaliku üritusega, tasub mõelda, kes on need esinejad, kes on vastavas sihtrühmas hetkel populaarsed.
  • Ruumide ja/või väliala rent. Asukoha valikul tasub arvestada nii ürituse formaadi, külaliste ja osalejate arvu, asukoha, kui ruumide iseloomuga. Kas valitud asukoht vastab ürituse nõuetele, näiteks lastetoa või VIP ruumi olemasolu? Kas asukoht on privaatne ja võimaldab ürituse formaadiks vajalikke tehnilisi lahendusi? Väliürituse korral tuleb arvestada ka varju võimalusega vihmase ilma korral.
  • Koostööpartnerid. Ürituse edukaks toimumiseks on vajalik tehnika, toitlustus, turvateenus, vabatahtlikud abilised, piletimüük, koristus jm teenused.
  • Transport. Kuidas korraldada transport üritusele? Kas iga külaline tuleb oma transpordiga või organiseerida ühissõiduk? Kui tegu on suurema üritusega, siis on tarvis ka liikluskorralduse organiseerimine koostöös kohaliku omavalitsuse ja Politseiga. .
SA Innove karjääriteenuste arenduskeskus on koostanud lihtsad juhtnöörid ürituse korraldamiseks.

Juhtnöörid annavad ülevaate ürituse planeerimis- ja korraldusetappidest. Planeerimisetapis esitatavatele küsimustele tuleb vastused leida nii tavakoosolekut kui ka rahvusvahelist konverentsi korraldades. Ürituse elluviimisetapi kirjeldus põhineb suurürituse korraldamisel – vastavalt korraldatava ürituse mastaabile saab lugeja teha valiku enda ürituse õnnestumiseks olulistest tegevustest/ ülesannetest.


Uuendatud: 03.07.2018

Vaatamisi: 30

Teksti suurus